Le télétravail s’est rapidement installé comme une norme incontournable au sein des entreprises, leur offrant la possibilité de réduire drastiquement leur coûts, mais avec la nécessité d’investir sur des solutions de travail à distance.
C’est ainsi que ces derniers mois, nous avons assisté à une explosion des vidéoconférences, des réunions en ligne et des webinaires professionnels. Des leviers de communication, de collaboration et de diffusion de l’information qui prennent de plus en plus d’importance pour les entreprises.
La vidéoconférence au sein des entreprises sur fond de crise sanitaire
Le télétravail étant devenu la norme avec des confinements successifs et la crise qui s’est installée, il fallait rapidement recourir à des solutions pour rapprocher les entreprises et leurs clients, mais également pour que les collaborateurs restent connectés entre eux.
C’est notamment grâce aux outils de visioconférences que cela a été rendu possible, tout en permettant aux personnes travaillant à distance de poursuivre leurs objectifs.
C’est bel et bien depuis que la pandémie a bouleversé le monde, que le nombre d’événements organisés en ligne a explosé. Nous verrons ci-après l’importance de la vidéoconférence en tant qu’outil et son intérêt pour votre entreprise, au travers de chiffres et d’un baromètre mené sur le télétravail.
Qu’est-ce qu’une vidéoconférence ?
La vidéoconférence est une forme de communication audiovisuelle en ligne et en temps réel, organisée à l’aide d’un logiciel web ou d’une application de bureau, voir sur mobile. Ce moyen de communication, permet de connecter des personnes à travers le monde entier, et de les réunir au sein d’une salle de réunion virtuelle.
On parle également de live streaming, de visioconférence, de confcall, qui sont des termes employés dans le jargon professionnel et qui sont très similaires.
À quoi servent les systèmes de vidéoconférence ?
Les solutions de visioconférences servent ainsi à mettre en place des réunions, des webinaires, mais aussi de rapprocher les collaborateurs cantonnés au télétravail du fait de la crise. Ils peuvent ainsi travailler en mode collaboratif sur des projets communs.
Bien avant que l’isolement ne vienne perturber notre mode de vie, les logiciels de vidéoconférence étaient l’un des moyens de communication en ligne, auquel nous avions recourt. Ils permettaient de passer des appels à sa famille, ses proches ou à des amis sur Internet.
Il est désormais devenu plus important d’introduire dans la gestion des entreprises et dans l’enseignement, la vidéoconférence. On peut également recourir aux solutions créées par les GAFA, qui permettent aux particuliers d’échanger en visioconférence à domicile.
L’intégration de la vidéoconférence en entreprise
La majorité des entreprises, qu’il s’agisse de TPE, PME ou des grands groupes ont presque toutes intégré le télétravail et les réunions et les conférences en ligne. Ceci dans un but de réduire les frais de déplacement professionnel, les frais locatifs et d’économiser le temps et les efforts nécessaires à l’organisation de réunions traditionnelles. Notamment les face-à-face dans les salles de réunion des bureaux.
L’implémentation d’une solution de vidéoconférence au sein des entreprises, permet de se connecter et d’être rapidement opérationnel avec les employés, les responsables, les collaborateurs, les partenaires, mais aussi avec divers indépendants à travers le monde.
Outre les nombreux outils collaboratifs et de gestion de projets qui permettent le suivi du temps et la gestion des documents, les logiciels de vidéoconférence jouent également un rôle essentiel. En créant un véritable écosystème associant les outils collaboratifs et la vidéoconférence, les entreprises peuvent atteindre bien plus rapidement leurs objectifs.
Une évolution mondiale vers les réunions en ligne
Nous savons tous comment les choses se sont passées en mars 2020. Tout a basculé du jour au lendemain et les entreprises, les écoles, les universités, les organismes de santé et les organisations non gouvernementales (et bien d’autres entités) ont dû s’adapter rapidement à cette nouvelle réalité.
Cela a suscité de nombreuses questions de la part des professionnels et des particuliers, et nous a conduit à recourir massivement au télétravail pour ne pas perdre le rythme et éviter une baisse de chiffre importante. Les moyens déployés par les entreprises ont du alors être conséquent, allant du remaniement en profondeur jusqu’à l’adoption de technologies en ligne.
De nombreuses enquêtes sur le télétravail, l’utilisation de solutions de visioconférences, les webinaires via des plateformes dédiées, ont été initiées au moment de la pandémie. Diverses études qui ont permis à toute les formes d’entreprises d’adopter des dispositifs, et de recourir rapidement à des technologies en ligne pour rester connecter.
Voici quelques données en complément du baromètre 2021 sur le télétravail établi par Malakoff Humanis.
- L’organisation de réunions d’affaires et de réunions en ligne avec les employés est passée de 45 % à 50 % ;
- Coopération sur les projets : amélioration de 36 % à 43 % ;
- La génération et la maturation de prospects sont passées de 12 à 17 % ;
- L’organisation de conférences virtuelles s’est intensifiée, passant de 11 % à 15 % ;
- La popularité de la communication par les relations publiques est passée de 9 % à 14 % ;
- L’objectif éducatif de l’utilisation des webinaires et des vidéoconférences reste le plus fréquent, malgré une légère baisse de 48 % à 46 % dans les réponses des répondants ;
- Cependant, l’organisation de sessions de formation professionnelle continue de progresser : de 41 % avant l’apparition de la pandémie à 44 % après le début du confinement ;
- La même chose est observée dans le domaine de l’accueil et de la formation des employés, où une croissance de 15 % à 17 % a été constatée.
Un état des lieux qui montre l’importance de rapidement se conformer aux technologies qui permettent de travailler à distance avec ses collaborateurs, via des solutions de vidéoconférences notamment.
Le télétravail étant pleinement ancré au sein des entreprises, cela va sans doute évoluer vers un remaniement plus en profondeur des méthodes de travail et permettre sans doute des allégements de charges d’un coté comme de l’autre (on l’espère).
Le télétravail nécessite une préparation et un accompagnement pour être une réussite. Dans les épisodes de confinement, pour beaucoup, ce n’est pas à proprement parler de télétravail dont il s’agit, mais de travail à domicile en mode dégradé ! Des règles de fonctionnement du travail à distance, claires, connues et partagées, doivent permettre d’avoir un cadre de référence commun que l’éloignement et/ou l’affaiblissement du lien social direct peuvent brouiller, pour que ne naissent pas des tensions entre les télétravailleurs et leur hiérarchie.
Ces règles doivent s’édicter dans le cadre du double volontariat et sur le principe de réversibilité, à la fois pour l’entreprise et pour le salarié. Un contrat de travail ou un avenant à celui-ci précise les conditions d’exercice du travail à distance et les modalités de contrôle : www(.)officiel-prevention.com/dossier/protections-collectives-organisation-ergonomie/psychologie-du-travail/la-prevention-du-mal-etre-au-teletravail