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La signature électronique : vers une démarche zéro papier

Dans une démarche de dématérialisation des processus et de recherche de productivité, la signature électronique est devenue un outil indispensable.

 

De nos jours, la transformation digitale n’est plus une option, mais bien une nécessité pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives.

Dans une démarche de dématérialisation des processus et de recherche de productivité, la signature électronique est devenue un outil indispensable. Et la crise sanitaire que nous vivons actuellement n’a fait que le confirmer.

En effet la signature électronique a connu un véritable boom ces derniers mois. Cela a permis aux entreprises de maintenir leur activité à distance et de s’adapter de manière plus agile aux changements des modes de travail.

 

Qu'est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique ou numérique est un procédé technique par lequel une personne appose sa signature (accord) sur un document numérique.

Ce procédé doit permettre d’identifier le signataire et de garantir l'intégrité d'un document.

La signature électronique ne correspond en aucun cas à une version scannée d’une signature manuscrite qui serait copiée-collée dans chaque document. Cette dernière n’a aucune valeur juridique.

Signaturit est l'un des acteurs de la signature numérique, découvrons-le ci-après :

 

 

Signaturit : acteur de la signature électronique !

En forte croissance ces dernières années, Signaturit fait partie des acteurs de la signature électronique sur qui il faudra compter. Fondée en 2013, l’entreprise compte déjà plus de 2 000 clients dans 40 pays.

Au-delà de sa solution de signature électronique, Signaturit offre également d’autres services de confiance : l’envoi recommandé électronique et l’identification électronique.

 

La légalité de la signature électronique

La signature électronique est légale dans l’Union Européenne. Depuis juillet 2016, le règlement européen eIDAS établit un cadre juridique clair et standardisé pour l’utilisation et la recevabilité des signatures électroniques dans l’UE.

En tant que pays membre, la France reconnaît légalement les signatures électroniques. Le droit français établit la valeur légale de la signature électronique dans les articles 1366 et 1367 du Code Civil.

La solution de signature électronique de Signaturit respecte aussi bien la réglementation européenne -  eIDAS  - que les lois des États-Unis -  eSIGN et UETA Acts.

 

Comment signer un document avec Signaturit ?

Voici une petite vidéo explicative et illustrée sur le fonctionnement de la solution de signature électronique de Signaturit :

La solution de Signaturit est simple d’utilisation, pour celui qui envoie le document à signer tout comme pour celui signe le document.

L’expéditeur peut envoyer le document à signer en un simple clic depuis la plateforme de Signaturit après l’avoir configuré. Comme expliqué dans la vidéo, le destinataire reçoit le document directement par e-mail (ou SMS) et peut l’ouvrir depuis l’appareil de son choix (smartphone, tablette ou ordinateur).

Il peut alors le signer en ligne en quelques secondes, sans avoir à télécharger d’application. Le processus est très intuitif pour le signataire, qui signe en réalisant le tracé de sa signature, comme il le ferait sur papier.

 

Les avantages de la signature numérique

La signature électronique permet de signer tout type de documents et contrats, de manière légale et sécurisée. Elle peut donc être utilisée dans tous les secteurs et bénéficient à tous les services d’une entreprise : RH, administration, vente, juridique, achat…

Voyons ci-dessous 2 exemples pour illustrer ces avantages : pour la vente et les ressources humaines.

1. La signature électronique pour la vente

Comme nous le savons tous, l’objectif principal d’un service commercial est de maximiser les ventes. La signature électronique y est donc particulièrement pertinente car elle va permettre d’accélérer les cycles de vente tout en minimisant le temps nécessaire à la conclusion d'un accord.

En effet le client pourra signer le contrat en ligne dès réception, où qu’il se trouve. Cela permet donc d’éliminer les retards inutiles. De plus le commercial ne perdra plus de temps avec la gestion administrative et le suivi avec le client. Tout se fera de manière automatique.

Il pourra donc concentrer ses efforts sur son cœur métier : rechercher des nouveaux prospects, réaliser des offres commerciales, négocier, etc.

Signature numérique

Vente en ligne, à distante ou en magasin, B2B ou B2C, la signature électronique est également une véritable alliée de la satisfaction client.

En effet elle permet de simplifier le parcours d’achat du client, en simplifiant l’étape finale de contractualisation. Le client peut signer simplement et rapidement, sans contrainte. En résumé, la signature électronique offre un avantage compétitif face à la concurrence !

2. La signature électronique pour les ressources humaines

Les services des ressources humaines gèrent au quotidien une grande quantité de documents (contrat de travail, accord de confidentialité, avenant, fiche de paie, feuille de temps, etc.). Là encore, la mise en place de la signature électronique représente une grande avancée en termes de productivité.

Les tâches très administratives sont sensiblement réduites (impression, numérisation, envoi postal), la gestion des contrats est automatisée (envoi, suivi, archivage) : les processus RH deviennent donc plus efficaces. Cela permet de libérer du temps aux équipes qu’elles peuvent dédier à des tâches à plus forte ajoutée telles que la formation, les plans de carrière, la motivation des employés...

En outre, offrir la possibilité aux nouvelles recrues et employés de signer tous leurs contrats et documents RH en ligne, simplement et rapidement, contribue à améliorer l’expérience collaborateur. Un facteur important pour retenir les talents au sein d’une entreprise.

Enfin la mise en place d’un tel outil technologique participe à créer une image d’entreprise moderne et innovante, mais aussi eco-friendly. Des valeurs aujourd’hui fortement appréciées des clients, mais aussi des employés.

 

Une démarche zéro papier avec la dématérialisation !

La mise en place de la signature électronique reflète également une volonté d’avancer vers une démarche zéro papier. Et cette dernière est avantageuse sous différents points :

  • La préservation de l'environnement, en réduisant la consommation de papier.
  • Une gestion simplifiée et plus efficace des documents. Tous les documents sont stockés et accessibles en ligne, à tout moment. Une condition essentielle pour la mise en place du télétravail.
  • Une réduction des coûts : des économies sur l’achat de papier, d’encre, de fourniture de bureaux, sur les envois postaux, etc.
  • Un gain d’espace sur le lieu de travail, car il n’y a plus d’espace d’archivage physique.

 

En conclusion sur la signature électronique

La signature numérique présente de nombreux avantages et s'impose peu à peu dans les différents process au sein des entreprises :

  • Un gain de temps
  • Une meilleure efficacité des processus
  • Une plus grande satisfaction client
  • Une sécurisation des contrats
  • Une meilleure expérience collaborateur
  • Une réduction des coûts
  • Une diminution de l’impact environnemental

Sans aucun doute, la signature électronique a de beaux jours devant elle. Il ne vous reste plus qu’à passer le pas !

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Source image à la une : DepositPhotos

Laurent Bour

Fondateur du Journal du Community Manager, je suis passionné par l'univers social media et particulièrement par les nouveaux leviers marketing. J'arpente le net depuis ses débuts et les médias sociaux depuis 2005... J'ai assuré mes débuts en informatique sur un Oric Atmos, et j'ai été un vrai fan de l'Amiga... qui dit mieux ?

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