La réussite d’un événement d’entreprise nécessite une organisation minutieuse. Différents volets devront être pris en considération avant, pendant et même après la tenue de l’événement.
Parmi les étapes importantes qu’il faudra définir ; la détermination de la ville et de la salle destinée à héberger votre séminaire devront occuper une place de choix. Franchir cette étape vous permettra de communiquer sur le séminaire, mais aussi de garantir en grande partie la réussite de votre événement d’entreprise.
Le choix de votre salle devra prendre en considération différents critères. Comment bien choisir une salle pour garantir la réussite d’un séminaire d’entreprise ?
La ville où se tiendra votre séminaire d’entreprise : la première étape
Les séminaires d’entreprise sont des occasions rêvées pour se retrouver entre collaborateurs, renforcer les liens professionnels entre ces derniers dans le but d’aboutir à une plus grande cohésion d’équipe.
Ces séminaires sont également des occasions au cours desquelles il est possible de :
- Prendre des décisions importantes en relation avec des projets phares de l’entreprise ;
- Acquérir de nouvelles compétences ;
- Motiver les collaborateurs autour d’un objectif commun.
Peu importe les objectifs de ces événements professionnels, il faut noter qu’ils sont en général organisés dans des cadres agréables, accueillants, sécurisés et de préférence hors de l’entreprise et de son cadre habituel. S’il est nécessaire de changer de ville, cela représente un choix à faire sans hésitation en règle générale.
Comment choisir la ville pour votre évènement ?
La France regorge de villes susceptibles d’accueillir au mieux un séminaire d’entreprise. Il vous reviendra donc d’identifier une ville capable de vous proposer un cadre à la fois reposant, accessible, sécurisé. Elle devra aussi être capable de vous offrir une multitude d’options au moment de la location d’une salle.
La ville de Reims, située non loin de Paris, pourrait par exemple représenter un excellent choix étant donné sa localisation, ainsi que son offre très variée de salles destinées à l’accueil d’événements professionnels de toutes sortes.
Le choix de la salle : quels sont les points importants à analyser ?
En dehors de la localisation de votre salle et de son accessibilité, notamment pour les personnes en situation de handicap, plusieurs autres éléments devront être considérés afin de garantir la réussite de votre événement.
Le budget pour la location de la salle : un point essentiel
Fixer un budget destiné à la location d’une salle de séminaire vous permettra d’orienter vos recherches vers des salles capables de répondre à votre capacité financière. Notez que les points suivants peuvent directement influer sur le budget à allouer à votre séminaire :
- La durée du séminaire ;
- La localisation de la salle ;
- La proximité des principales lignes de transport ;
- Les commodités proposées ;
- La taille de la salle.
Ce sont ici autant de facteurs pouvant occasionner une augmentation du montant à prévoir, il s’agit donc de les intégrer. Afin d’éviter les imprévus, il est recommandé de louer votre salle au plus tôt tout en prévoyant une marge destinée à couvrir les dépenses imprévues liées à la location de la salle.
N’hésitez pas à comparer plusieurs offres avant de vous engager. Cela vous garantira le meilleur prix pour des services répondant à vos besoins.
La capacité d’accueil de la salle
En fonction de l’ampleur de votre événement et du nombre d’invités attendus, vous pourrez choisir une salle d’une certaine capacité. Il est recommandé d’opter de préférence pour une salle capable d’accueillir un nombre de participants légèrement supérieur à celui effectivement enregistré.
Il existe des salles destinées à accueillir des événements restreints et d’autres, parfaitement adaptées à des séminaires organisés pour recevoir plusieurs centaines de participants. Définissez vos réels besoins avant de vous lancer dans la quête de la salle idéale pour la tenue de votre séminaire d’entreprise dans les meilleures conditions qui soient.
Les différentes commodités incluses dans le contrat de location
Les salles de séminaire proposent généralement de nombreuses commodités comprises pour la plupart dans le prix de la location. Il est cependant plus sûr de vérifier tous les services effectivement compris dans le montant à payer.
Voici quelques commodités qui pourraient faire partie du prix de votre location :
- Le matériel de sonorisation ainsi que tous les équipements capables de garantir une communication fluide entre les participants et les différents formateurs ;
- Un écran de projection et un vidéoprojecteur ;
- Un accès WiFi haut débit ;
- Un service de restauration capable d’assurer le service lors de pause-café ou des repas ;
- La possibilité de profiter d’un service d’accueil destiné à recevoir et à guider tous les participants durant votre événement.
La décoration et le cadre de la salle
La décoration de votre salle de séminaire et du cadre abritant votre évènement, sont des éléments pouvant influencer l’implication de vos participants. Ainsi un cadre moderne, reposant, design et lumineux aussi bien à l’intérieur de la salle qu’à l’extérieur de celle-ci, rendra sans aucun doute votre séminaire plus agréable.
De plus cela garantira à tous les participants des moments d’apprentissage et de détente assurés.
