Il y a quelques années, pour mener des négociations, il était nécessaire d’organiser une réunion, de louer une salle spéciale, de louer la sécurité et d’installer une surveillance vidéo 24h/24, de préparer et d’apporter dans la salle physique des dossiers avec des documents, etc.
Tout cela a pris des mois. Dans le même temps, la sécurité à cent pour cent des informations stockées dans les salles n’était pas garantie. Ainsi que les négociations elles-mêmes. Il était assez difficile de retracer la cause de la fuite de données confidentielles.
Mais tout a changé lorsque la dataroom virtuelle est apparue. Ils ont assuré la fiabilité, la protection ainsi que la commodité de la conduite de toutes les transactions. Nous verrons plus loin quel est le secret de leur popularité croissante et quelles sont les opportunités qu’ils offrent.
Salle de données virtuelle : définition et caractéristiques
Une salle de données virtuelle, également connue sous le nom de “deal room”, est un espace en ligne destiné au stockage et à la gestion de documents. Elle se distingue du stockage dans le cloud habituel par un niveau de sécurité élevé.
La plupart des fournisseurs disposent de certifications internationales ISO, SOC ou FINRA, qui attestent de leur fiabilité. Toutes les données qui entrent sur la plateforme sont cryptées à l’aide d’une technologie de 256 bits.
En plus de la possibilité de stocker et de partager des documents, la dataroom sécurisée offre de nombreux outils supplémentaires pour un travail pratique :
- Sauvegarde régulière des données : même en cas de panne, tous vos fichiers seront sauvegardés ;
- L’authentification multifactorielle des utilisateurs : une personne ne peut accéder à l’espace de travail qu’après avoir reçu une invitation et passé plusieurs étapes d’autorisation ;
- Filigrane numérique : tous les documents sont marqués d’un code spécial, absolument unique pour chaque utilisateur, afin d’éviter toute fuite de données ;
- Édition collaborative : vous et vos partenaires pourrez apporter des modifications aux contrats, accords, etc. en temps réel ;
- Audit des données : l’administrateur de la salle peut voir qui a utilisé quel document, quand et quelles modifications ont été apportées ;
- Contrôle d’accès : vous pouvez restreindre les droits des utilisateurs à utiliser certains fichiers ;
- Signature électronique : il n’y a plus de problème pour certifier un contrat lors de négociations en ligne, d’autant plus que la signature électronique a une pleine valeur juridique.
Certains fournisseurs offrent la possibilité de communiquer avec des partenaires à l’aide d’appels vidéo ou audio sans quitter la plateforme. C’est très pratique lorsque vous devez discuter rapidement d’un point de l’accord ou résoudre un problème urgent.
Pourquoi utiliser des salles virtuelles ?
Bien entendu, les VDRs ne sont pas un outil universel. Par exemple, les fonctionnaires choisissent encore le plus souvent de se réunir dans des salles physiques parce que les risques dépassent de loin les avantages des salles de données. Cependant, il existe de nombreux cas d’utilisation des salles virtuelles.
La plus évidente est le stockage structuré d’un grand volume de fichiers dans un espace sécurisé. C’est une solution idéale pour ceux qui veulent protéger leur propriété intellectuelle ou leurs documents financiers et juridiques importants.
C’est également un moyen pratique de partager des informations confidentielles avec des partenaires, des employés, des experts indépendants et des spécialistes.
Mais à part cela, VDRs ont de nombreux autres scénarios d’utilisation :
1. Réalisation d’opérations fusions et acquisitions
Elles nécessitent une inspection minutieuse d’une grande quantité d’informations sensibles, et la salle virtuelle ne fait que rendre ce processus plus rapide et plus facile. Vous pouvez en savoir plus sur les avantages des VDRs pour les fusions et acquisitions sur fr.idealsvdr.com.
2. Investissement
Des start-ups aux grands projets de réseaux, tout le monde a besoin d’investissements. Une salle virtuelle peut rendre le processus aussi transparent que possible. Et cela ne peut que contribuer à établir des relations de confiance avec les investisseurs potentiels.
3. Procédures de due diligence
Toute transaction importante s’accompagne d’un audit et due diligence. Le VDR permet d’analyser tous les documents en détail sans risque de fuite d’informations confidentielles.
4. Partenariats stratégiques
Les salles virtuelles permettent de travailler sur des projets avec des partenaires. Vous n’avez plus à vous demander comment transférer rapidement des documents importants dans un autre pays pour approbation. Tous les dossiers importants sont toujours à portée de main pour les deux partenaires.
5. Une réunion des directeur
Les actionnaires principaux, le conseil d’administration de l’entreprise et toute autre direction peuvent tenir des réunions en VDR sans craindre que quelqu’un entende leur conversation. De plus, vous n’avez pas besoin de vous déplacer au bureau pour tenir une réunion.
Les principaux avantages des salles virtuelles
Les salles virtuelles sont un outil multifonctionnel pour les entreprises, les banques, les institutions financières et juridiques et pour de nombreuses autres industries.
La popularité de VDR est due aux avantages suivants :
- Haut niveau de sécurité de documents ;
- Accès centralisé à toutes les données nécessaires ;
- La possibilité d’utiliser des fichiers simultanément pour plusieurs utilisateurs ;
- Chargement plus rapide d’une grande quantité d’informations ;
- Contrôle total de l’accès aux documents ;
- Automatisation de certains processus.
De plus, certains fournisseurs offrent la possibilité de personnaliser leur salle virtuelle. Vous pouvez ajouter un logo d’entreprise, tout concevoir aux couleurs de l’entreprise, etc.
Conclusion
L’ensemble des fonctionnalités offertes par une salle virtuelle permettent d’accélérer la finalisation d’une transaction et d’optimiser les flux de travail. L’utilisation d’une VDR permet de gagner du temps et de l’argent.
C’est également un bon outil pour stocker et partager des données confidentielles avec des partenaires, des clients et des employés. Grâce à la personnalisation, vous pouvez faire de votre VDR le bureau en ligne de votre entreprise, où les meilleurs spécialistes du monde peuvent travailler.
