Si une grande partie de la communication interne passe aujourd’hui par des outils numériques, certains supports imprimés restent très utiles. Lorsqu’ils sont manipulés, exposés durablement ou affichés dans des environnements difficiles, la plastification devient pertinente.
Voici les situations dans lesquelles les plastifieuses ont encore toute leur place au sein d’une entreprise.
Plastifier les documents les plus manipulés au quotidien
Ce sont les habitudes d’usage du document qui vont déterminer si le recours à la plastification est pertinent. Ici, il faut faire la distinction entre un document fréquemment consulté et un document souvent manipulé. Un planning affiché en salle de pause et consulté par l’ensemble des collaborateurs n’a pas forcément besoin d’être manipulé.
En revanche, certains supports servent de référence pendant l’exercice de l’activité. Il peut s’agir de fiches de contrôle ou de check-lists qui aident à réaliser un contrôle ou la maintenance d’un équipement. Certaines fiches techniques sont manipulées sur le terrain pour donner les étapes de réalisation d’une intervention. Elles seront utilisées à proximité de l’équipement et serviront de document de référence pour suivre un certain mode opératoire propre à l’activité :
- Dans un atelier automobile,
- Pour la maintenance d’une machine,
- Durant l’intervention d’un service technique.
Les plans et schémas techniques servent aussi lors d’une intervention ou d’un diagnostic terrain. Ils accompagnent l’intervenant jusqu’au lieu de l’opération et doivent être d’une excellente lisibilité : c’est pour cela que leur plastification est pertinente.
Protéger les supports destinés à rester affichés durablement
Un document qui sera exposé sur une longue période nécessite souvent une plastification. Le Code du travail impose un affichage permanent des consignes de sécurité incendie dans certains établissements, et l’INRS, organisme de référence en prévention, fournit des recommandations sur leur lisibilité.
Ces consignes doivent rester visibles en permanence dans les locaux, dans un lieu accessible à l’ensemble des collaborateurs.
La plastification de ces supports leur offre une plus longue durée de vie car elle les protège :
- Des dégradations dues au soleil,
- Des frottements,
- Des pliures,
- Des projections de liquide,
- De l’humidité.
Il est recommandé de contrôler régulièrement leur état afin de s’assurer qu’ils restent bien lisibles. Pour cela, il faut en amont adopter une rédaction simple et concise, des caractères adaptés à la distance et les informations importantes bien mises en valeur. La plastification est particulièrement pertinente pour l’affichage réglementaire, les affichages de prévention, les informations liées à la sécurité et à la santé des collaborateurs.
Lorsque les informations doivent être régulièrement mises à jour, disposer d’une plastifieuse en interne facilite la modification des affichages. Une nouvelle version est imprimée et plastifiée rapidement, sans avoir recours à un prestataire extérieur.
Plastifier les documents exposés aux contraintes du lieu de travail
La communication imprimée ne se limite pas aux bureaux, elle peut aussi être utilisée dans des ateliers, des entrepôts ou des laboratoires. Un document affiché dans un environnement qui risque de détériorer le papier mérite d’être plastifié. L’information imprimée prend tout son sens si le salarié la trouve là où elle lui est utile. Plus le document est situé proche du terrain, plus les conditions de son utilisation doivent être prises en compte avec notamment le recours à la plastification lorsque c’est nécessaire.
Autre situation qui tire profit de la plastifieuse : un environnement qui cumule plusieurs facteurs favorisant la dégradation du papier. C’est le cas d’une situation professionnelle dans laquelle le document est fréquemment manipulé, sur une longue durée et dans une zone opérationnelle.
En matière de communication interne, la plastification est utile quand elle répond à une vraie contrainte d’usage en entreprise. Elle est complémentaire à la communication via un support numérique. Certains messages seront plus efficacement diffusés par e-mail ou via un intranet, tandis que d’autres méritent d’être affichés sur le lieu de travail ! Les mêmes besoins de résistance et de lisibilité peuvent aussi concerner certains supports de communication externe : documents pour les visiteurs ou les clients, signalétique d’accueil et affichage événementiel.
