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Comment bénéficier du traitement numérique des factures ?

Comment optimiser la gestion de son temps, en passant au traitement numérique des documents financiers ?

 

Le traitement des documents financiers est une tâche inhérente à toutes les entreprises. Il nécessite du temps, de la concentration et l’implication de l’ensemble du service financier.

Le traitement d’une facture englobe toutes les étapes depuis sa réception jusqu’à son paiement, voir son remboursement, et ensuite son archivage dans le livre de comptes de l’entreprise. Ce type de tâche prend du temps. L’équipe en charge du traitement des factures doit être méticuleuse et précise tout au long du processus, afin d’éviter les erreurs.

Ces dernières années, le secteur de la comptabilité a tenté de numériser cette catégorie de tâches et d’augmenter la quantité de travail confiée à l’ordinateur. Grâce aux progrès technologiques continus, le traitement des factures peut être entièrement automatisé.

Le machine learning automatise et facilite le traitement des factures pour tout type d’industrie.

 

L’avenir en marche

Klippa est une entreprise spécialisée dans la transformation digitale des entreprises. Klippa développe des logiciels et des applications pour faciliter la gestion de plusieurs tâches et activités liées aux entreprises.

L’OCR Factures de Klippa est une solution clé en main rapide et fiable, qui vous permet de traiter et analyser vos factures en quelques secondes. Cela libère un temps considérable qui peut être consacré à des tâches plus importantes pour votre cœur de métier. Basé sur le machine learning, le logiciel de Klippa évolue et apprend en permanence, ce qui lui permet de maintenir un taux de précision aussi élevé que possible.

Traitement et analyse des factures

L’OCR (ou reconnaissance optique de caractères) est une technologie convertissant un texte écrit en un texte codé lisible et compréhensible par un ordinateur. Pour une utilisation telle que le traitement des factures, l’OCR est la technologie idéale. Lorsque l’OCR est combiné à l’intelligence artificielle, le taux de précision est beaucoup plus élevé. L’IA extrait les informations qui ont été définies et elle transforme ces données en un contenu utilisable.

Cet article explique pourquoi vous devez numériser le traitement de vos factures et pourquoi Klippa demeure le meilleur choix.

 

La situation actuelle dans beaucoup d’entreprises

L’ancienne méthode de saisie manuelle des données, longue et répétitive, est devenue obsolète. Les problèmes causés par cette méthode sont multiples : fatigue des employés, erreurs de saisie, perte de documents, retard de paiement ou de traitement etc…

Voici une liste des trois problèmes les plus courant qui sont constatés lors de la saisie et du traitement manuel des factures.

 

Trop de place pour l’erreur et la fraude

La gestion manuelle des factures par une équipe entraîne inévitablement des erreurs. Une coquille, une erreur de lecture ou simplement une erreur de ligne et tout le processus est à refaire. Lorsqu’il s’agit de gestion financière, les erreurs peuvent coûter très cher à une entreprise et même entraîner des problèmes juridiques.

 

La gestion manuelle des factures

 

Une perte de temps et donc d’argent

Le traitement manuel d’une facture prend du temps. Le temps nécessaire au traitement de la facture par chaque service concerné, sans compter le temps pris par chaque personne pour la traiter, est un processus très gourmand en ressources.

En dépensant le temps de vos employés dans une tâche automatisable, ils passent moins de temps à travailler sur le cœur de métier et produire du contenu pour votre entreprise.

 

Processus peu clair

L’ensemble du processus prend du temps, et le risque de perdre le document augmente au fur et à mesure que celui-ci doit être examiné. Les factures doivent être lues et analysées par un grand nombre de personnes. Le va-et-vient entre les différents services, entre les différentes personnes… De plus, les mêmes données peuvent être extraites par plusieurs personnes plusieurs fois au lieu d’être extraites une fois pour toutes et ainsi économiser du temps et des ressources.

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La saisie manuelle des données appartient à une époque où la technologie n’était pas aussi avancée et puissante qu’aujourd’hui. Il est désormais possible de confier cette tâche à un ordinateur piloté par le machine learning et l’intelligence artificielle.

 

L’OCR factures de Klippa : La meilleure solution pour vos besoins

Intégrer l’OCR dans votre logiciel de traitement des factures vous facilitera grandement la tâche. Klippa s’est fixé pour objectif de numériser les processus professionnels. L’objectif est de mettre fin à la saisie manuelle des données : une tâche qui, pour nous, appartient au passé et peut être entièrement confiée à une IA. Klippa est tournée vers l’avenir et développe solutions et logiciels prêts à l’emploi facilitant les processus d’entreprise.

 

Voici un exemple simplifié montrant le fonctionnement du logiciel OCR Factures de Klippa :

Logiciel OCR Factures de Klippa

Photographiez ou soumettez votre facture à l’API qui se chargera de la lire. L’OCR Factures de Klippa est capable de traiter tous les types de factures.

Soumettez votre facture à l’API

La seconde étape est entièrement digitalisée. Le texte est totalement extrait de la facture photo mais pas encore structuré. À cette étape, le texte est brut et exporté au format TXT.

Texte brut exporté au format TXT

La troisième étape, analyse et structure le texte extrait. C’est à cette étape que les données sont interprétées. Elles sont maintenant extraites, ordonnées et structurées. Prêtes à être utilisées et intégrées dans votre base de données, logiciel comptable, ERP. Le résultat est au format JSON par défaut, vous pouvez personnaliser le format souhaité.

 

L’OCR factures de Klippa

L’OCR Factures de Klippa est rapide et fiable. Klippa ne stocke aucune des données : vous seul y avez accès via le cloud dans un serveur sécurisé. Le logiciel est conforme à la RGPD et répond à toutes les réglementations liées à la protection des données. Rapide et fiable, l’OCR Factures de Klippa vous permettra de traiter plus de factures avec plus de précision.

L’automatisation du traitement de vos factures fera gagner du temps et de l’argent à votre entreprise. Fini les tâches répétitives, les factures perdues. En utilisant l’OCR Factures de Klippa, faites le choix du meilleur OCR pour les factures : précis, rapide, fiable et détecteur de fraude.

Optimisez votre temps, vos ressources et simplifiez votre vie d’entreprise grâce à l’OCR Factures Klippa. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’OCR Factures de Klippa, rendez-vous sur www.klippa.com.

Laurent Bour

Fondateur du Journal du Community Manager et vrai Geek ! je suis passionné par l'univers social media et particulièrement par les nouveaux leviers marketing. J'arpente Internet et les médias sociaux depuis leurs débuts. J'ai assuré mes débuts en informatique sur un Oric Atmos, et j'ai été un vrai fan de l'Amiga. Expert ! Je ne le suis pas. Je continue d'apprendre.

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