Etre community manager dans l’évènementiel n’est pas de tout repos selon l’angle que l’on prend. Le CM peut intervenir comme prestataire sur des évènements majeurs, être en poste pour un comité d’organisation d’évents ou encore couvrir les évènements de son entreprise. Cependant c’est un rôle qui s’avère riche et passionnant, où la diversité de évènements promet de ne pas s’ennuyer.
Dans tous les cas le CM alterne entre travail offline et online, ce qui participe grandement à la richesse du rôle, pour lequel il reste en contact constant avec sa communauté.
Découvrez ce rôle dans le domaine de l’évènementiel qui offre richesse et de belles opportunités en community management.
Community manager dans l’évènementiel
Ce poste dépasse le stade de la simple gestion des réseaux sociaux. Il exige une présence multicanale et aussi d’exercer un community management de terrain pour assurer la cohérence du message offline et online.
Le rôle ne se résume pas à publier et tenir un calendrier éditorial, le community manager évènementiel doit :
- piloter et gérer en temps réel l’engagement des participants,
- susciter de l’émotion et faire vivre des expériences,
- capter et valoriser les moments partagés,
- suivre les KPI et les conversions, etc.
Le community manager événementiel est rôle hybride qui recoure à la fois à la stratégie, l’animation, la technique et forcément la communication. Il doit anticiper les besoins des publics présents et ceux à distance, concevoir un plan d’animation sur mesure, s’adapter en permanence et être en capacité de jouer le rôle de chef d’orchestre digital.
Ce métier est une suite logique au vu des évolutions du secteur où tout se tourne vers le digital, où l’expérience utilisateur est au centre des préoccupations et où la valeur se mesure aussi bien dans l’instantanéité que sur le moyen et long terme.
Suivre une formation de community manager pour les bases et ensuite se spécialiser sera indispensable pour acquérir les bonnes compétences.
Les avantages et inconvénients du community manager évènementiel
Community manager dans l’évènementiel est un métier riche, qui combine à la fois un rôle derrière les écrans et une présence physique lors des évènements à promouvoir. Il favorise le recours au cross-canal pour amplifier les messages diffusés, diffuse et réutilise les contenus générés en live avec un fort engagement sur le canal emprunté.
Cependant il n’est pas exempt d’inconvénients et demande un lourd investissement, notamment d’être présent sur les salons et sur des amplitudes parfois longues qui incluent les week-end et jours fériés. Il y a également des contraintes logistiques et techniques, la charge cognitive qui peut être élevée et le maintient constant d’une bonne expérience utilisateur et d’un suivi des indicateurs en essayant de mesurer le R.O.I. le plus précisément possible.
Comment gérer le community management dans l’évènementiel ?
Voici 5 points majeurs à considérer pour le community manager qui gère l’animation des évènements physiques. Il doit associer la gestion en ligne sur les réseaux sociaux en plus des actions physiques lors des évents.
Il fait vivre en direct les évènements à sa communauté et propose des actions pour les personnes présentes sur les salons. Pour se faire, il doit :
- Assurer la préparation des évènements en amont,
- Animer en live et interagir avec sa communauté,
- Collecter les infos sur place et travailler les contenus, etc.
1. La préparation des événements en amont
Pour réussir un événement hybride, tout commence avant le jour J, notamment la planification qui est la clef de la réussite :
- Définir les objectifs,
- Choisir les bons canaux,
- Organiser les tâches,
- Repérage des lieux et des commodités,
- Se coordonner avec les équipes internes et externes pour tous les préparatifs,
- Récupérer les présentations des intervenants s’il y a des conférences, afin de préparer les lives, etc.
- Préparer les invitations, la communication en amont, etc.
Le community manager devra ensuite tout piloter pour déployer une stratégie cohérente qui prenne en compte les contraintes à la fois du offline et du online. L’idéal étant de créer une feuille de route pour l’ensemble des contenus, identifier les moments clefs à couvrir, anticiper les problèmes logistiques et valider tous les points et dispositifs techniques (connexion internet, matériel audiovisuel, outils nécessaires, les plateformes de diffusion à préparer).
2. L’animation en live et les interactions avec la communauté
Pendant l’événement, le community manager doit être à la fois sur le terrain, derrière son écran et au cœur de l’action. Il assure les relais des moments forts, fait vivre l’ambiance, suscite des interactions, et il crée aussi une dynamique entre les participants sur place et ceux qui sont en ligne.
Le community manager pourra capitaliser sur :
- Des sondages en direct,
- Des sessions de questions réponses,
- Recourir à des hashtags dédiés,
- Créer des jeux-concours offline et online, etc.
Ce sont autant de leviers sur lesquels le CM peut s’appuyer pour créer de l’interaction et engager la participation. Il devra aussi être flexible et ainsi être en capacité de s’adapter aux différents publics en fonction du rythme et des réactions.
3. La collecte d’informations et la création des contenus
Chaque événement est une opportunité de produire du contenu adapté à valeur ajoutée, déjà en collectant les informations sur place et en capitalisant sur les participants aux évènements. Mais pour que cette création soit efficace, elle doit être pensée stratégiquement en amont, captée efficacement sur le terrain, puis valorisée avec pertinence.
Prenons un exemple concret avec la Foire de Paris : le community manager peut établir un planning de captation autour de temps forts identifiés : ouverture du salon, interventions de personnalités, concours d’innovation, ateliers culinaires ou bricolage, et conférences thématiques. Il peut organiser une couverture en live sur Instagram ou TikTok, avec une story immersive qui suit le parcours d’un visiteur, ou proposer une mini-interview des exposants phares.
Les contenus à retravailler : les interviews deviennent des extraits courts pour les réseaux sociaux, les démonstrations peuvent être montées en tutoriels, les citations marquantes deviennent des visuels inspirants pour LinkedIn. Il peut aussi compiler les moments forts en un article de blog récapitulatif avec photos et liens vers les replays, publié dans la semaine suivant l’événement.
La vraie valeur ajoutée vient de la multiplicité des formats en community management et de leur adaptabilité. On peut extraire un carrousel LinkedIn à partir d’un thread X, une infographie à partir de données issues d’un live, ou même préparer un teaser vidéo pour l’édition à venir. L’objectif reste de prolonger l’impact au-delà de l’instant T, tout en ciblant différents segments d’audience.
4. L’après-événement : l’analyse et les feedback
La phase post-événement est indispensable pour le community manager, car elle permet de prendre du recul, d’évaluer l’impact des actions déployées et d’améliorer les futurs évents. Il s’agit d’un travail d’analyse, mais tou autant de la valorisation du travail à accomplir.
Les outils comme Google Analytics permettront au CM de suivre le trafic sur les pages qui auront été dédiées à l’événement (les rediffusions, le blog, la page du programme, etc.), tandis que des plateformes de gestion des réseaux sociaux comme Agorapulse ou Hootsuite offriront une vision détaillée de l’engagement sur les canaux sociaux empruntés (données sur la portée, les interactions, la croissance de la communauté, etc.).
Pour les diffusions en live : Livestorm ou Zoom Webinar peuvent fournir des données intéressantes : le temps moyen de connexion, le taux de participation, le nombre de questions posées, etc.
Aussi au-delà des chiffres, il faut être capable de recueillir du feedback qualitatif, notamment via des sondages post-événement à envoyer aux participants, des entrevues avec les équipes internes ou les partenaires, ou encore une veille des commentaires laissés en ligne.
Ce travail d’analyse permet ainsi de proposer un bilan pertinent :
- Quels sont les contenus qui ont le mieux performé ?
- Quelles ont été les heures d’activités les plus dynamiques ?
- Quel a été le dispositif qui a suscité le plus d’engagement ? etc.
En identifiant les meilleurs leviers, le community manager peut capitaliser et créer une base de données à utiliser pour les événements futurs. Enfin, le reporting global sera également un outil de communication à considérer en interne. Il valorisera l’impact du travail du CM, renforcera sa crédibilité et permettra d’impliquer davantage les décideurs et/ou les partenaires pour les futures stratégies.
5. Les outils nécessaires et les compétences à maîtriser
Le community manager événementiel hybride, doit aussi être un véritable couteau suisse du digital comme le CM de base. Il doit être capable de naviguer entre des outils de captation, des plateformes de gestion et logiciels de création, en plus des solutions dédiées à l’analyse de données.
Pour les diffusions en direct, de multiples parmi les outils de streaming ou autres solutions, permettent de créer des lives professionnels multi-plateformes, avec des incrustations de visuels, des interventions simultanées des intervenants avec un enregistrement en parallèle. Parmi eux YouTube Live, OBS et bien d’autres que l’on retrouve souvent dans l’univers du gaming et des créateurs de contenu vidéo. Ce sont des outils incontournables pour le streaming et pour tous les événements hybrides.
Pour les visuels, le community manger pourra user de l’outil populaire Canva ou des alternatives ou encore de CapCut pour la vidéo mobile. Ce sont des solutions parfaites pour créer des contenus rapidement et les diffuser sur les réseaux sociaux.
Notion ou Trello seront très utiles pour créer un planning éditorial des dates marquantes et gérer la coordination avec les équipes.
Pour le suivi des publications, Agorapulse ou Swello faciliteront le pilotage des réseaux sociaux tout en délivrant des informations sur les performances.
Attention, car les outils ne font pas tout ! Il faudra tout de même acquérir des compétences clés :
- La capacité à créer du contenu en temps réel, qu’il s’agisse de photos, de vidéos, de messages courts et impactants, etc.
- Maîtriser les codes des réseaux sociaux qui sont propres à chaque plateforme LinkedIn, Instagram, TikTok, YouTube, etc.
- Savoir analyser les données sociales et les web analytics pour mesurer la performance et surveiller les indicateurs
- Etre réactif et savoir gérer d’éventuels débordements ou crises en direct,
- Faire de l’animation de communauté offline et online en simultané
Ces compétences peuvent s’acquérir sur des parcours de formation physique ou en ligne, par la pratique assidue, les veilles et l’apprentissage en autodidacte, etc.
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Un bon community manager dans l’événementiel doit aussi savoir apprendre sans cesse pour être à jour des tendances et des nouvelles fonctionnalités sociales. Il faut également faire de nombreux tests sur de nouveaux formats et analyser le comportement des utilisateurs vis-à-vis des contenus diffusés.
