La transformation des méthodes de travail en entreprise, un sujet qui permet d’aborder les mécanismes de nos organisations et les méthodes permettant d’acquérir une meilleure productivité. A l’ère du digital et de la mutation des entreprises, il est important de maintenir un niveau de production et d’opérer rapidement le changement.
Les collaborateurs étant les premiers impactés, il s’agit d’être à la fois agile pour ne pas ralentir les process et permettre une transition en douceur en amenant la vision du changement en interne.
On peut dire par exemple aujourd’hui, qu’il devient difficile de manager les générations X, Y et Z au sein d’une même structure. C’est ici l’un des premiers freins à l’accélération de la transformation digitale des entreprises.
La performance d’une entreprise en phase de transformation digitale
Les changements opérés au sein d’une entreprise amènent souvent des interrogations chez les collaborateurs. Si le digital inonde aujourd’hui l’ensemble des structures ou presque, il s’agit de comprendre les évolutions technologique que l’on a traversé ces dernières années, et d’amener une vision du digital en interne.
Pour opérer un management efficace, la formation des collaborateurs est un moyen indispensable à rapidement mettre en place. Il est nécessaire de répondre aux questions sur le sujet, de comprendre les méthodes de travail qui évoluent avec Internet qui est de plus présent dans notre quotidien ainsi que les outils dont nous devenons rapidement dépendant.
Quelles sont les bonnes questions à se poser pour qu’une entreprise demeure performante en période de transformation ?
Il y a 4 grands thèmes rattachés aux questions à se poser sur la transformation des méthodes de travail, et chacun d’eux impliquent diverses autres questions. Voyons ces 4 grands thèmes ou questions majeures :
1. Pourquoi opérer un changement des méthodes de travail ?
Le but est ici de s’interroger sur l’intérêt du changement des méthodes de travail et de définir la ou les différentes raisons ;
- du changement organisationnel,
- de constituer une équipe qui accompagnera puis facilitera ce changement,
- de décrire clairement l’opportunité à saisir et
- de créer un sentiment d’urgence autour de cette opportunité.
2. Où en est l’entreprise au moment de la transformation ?
L’objectif est comprendre les menaces, opportunités, forces et faiblesses de la situation actuelle. Autrement dit, il s’agit de définir le point de départ.
Concrètement cela implique pour la direction de se rendre sur le terrain et de se confronter à la réalité en posant à l’ensemble des salariés, différentes questions, comme par exemple :
-
- Quelles sont vos difficultés actuelles ?
- Qu’est-ce qui peut vous empêcher de réussir ce changement ?
- De quelles ressources avez-vous besoin pour réussir ce changement ?…
3. Quelle est la direction à prendre ?
L’idée est de donner du sens, de construire une identité, de définir des objectifs long terme et court terme qui seront mesurables. Autrement dit, il s’agit de définir le point d’arrivée.
4. Comment amorcer ce changement ?
L’intérêt de ce thème de questions est de dessiner une stratégie et un plan d’action. Il est important de définir le chemin à suivre pour produire à l’échelle de la valeur, et donc mettre en place un changement d’organisation au service des employés, des clients et du produit / service.
La méthode Agile Scrum : doit-on l’intégrer en phase de changement ?
Avant de répondre à cette question, il convient d’amener une précision émanant d’experts de la transformation des méthodes de travail : Scrum n’est pas une méthode. Une méthode est un ensemble de démarches à suivre pour parvenir à un but.
Or un outil tel que Scrum ne détaille pas d’étapes, d’outils ou de techniques. C’est ici un écart de langage, pourtant largement employé au sein des entreprises.
On mise plutôt sur l’auto-organisation d’une équipe, afin que celle-ci définisse elle-même la démarche à suivre. Pourquoi quelles raisons ? Tout simplement parce que dans un environnement complexe, il n’existe pas de solution absolue ou de vérité. Ce qui fonctionnera pour une équipe, ne fonctionnera pas forcément pour une autre.
C’est donc à l’équipe d’expérimenter des moyens et des pratiques qui leur seront propres, car elle seule connaît la réalité de son terrain. Scrum permet en outre de partir d’un fondement et de règles, afin d’atteindre un objectif lié par exemple au développement, à la livraison et à la maintenance de produits complexes. Il est donc question ici d’un framework ou d’un cadre, mais non d’une méthode à proprement parlé.
Scrum reste néanmoins un formidable outil permettant à une équipe de s’auto-organiser. Sa contrainte – le travail en itération – permet aux équipes d’expérimenter sur un petit périmètre, de travailler sur des petites tâches, d’être confrontées régulièrement aux avis clients, d’apprendre et de s’améliorer rapidement.
Volontairement, Scrum n’est pas complet. Si par exemple, une équipe de développement logiciel applique Scrum sans avoir un code propre et maintenable, elle va produire à chaque itération de la dette technique et de la dette émotionnelle. Il est donc important d’avoir en tête que Scrum doit-être accompagné d’une réflexion sur la qualité. Enfin, il est aussi primordial de ne pas considérer Scrum comme une réponse à tous les problèmes et tous les contextes. C’est un outil parmi d’autres et non une fin en soi.
Dans un process de transformation digitale il occupera une place plus ou moins importante selon les objectifs visés par l’entreprise.
Qu’est ce qu’un changement organisationnel ?
Le changement organisationnel est un concept large faisant l’objet de plusieurs définitions. Si une seule définition devrait être retenue, ce serait celle issue d’un livre intitulé « Le changement organisationnel, Théorie et pratique » de Pierre Collerette, Gilles Delisle et Richard Perron.
Toute modification relativement durable dans un sous-système de l’organisation, pourvu que cette modification soit observable par ses membres ou les gens qui sont en relation avec ce système.
Comment appréhender une transformation digitale ?
Avec l’arrivée du digital au sein des entreprises, de nombreux changements commencent à se mettre en place. On peut se poser légitimement les questions suivantes :
- Comment amorcer cette transformation digitale ?
- Quelle méthode préconiser ?
Cependant il n’y a pas de méthode infaillible pour réussir une transformation digitale et à ce titre, il n’est pas recommandé d’en préconiser une plus qu’une autre. Il s’agirait plutôt d’amorcer sa transformation en regardant du côté des dirigeants, afin qu’ils incarnent au mieux le changement. Ils doivent surtout être au service de leurs employés, les écouter et leur accorder du pouvoir décisionnel. Il s’agit de leur faire confiance !
Discuter, expérimenter, apprendre, s’auto-organiser, donner du sens et se concentrer sur la valeur sont autant d’éléments indispensables pour réussir une transformation digitale ou non.
Les étapes d’une transformation digitale sont quant à elles à évaluer selon ses objectifs et un ensemble d’éléments. Il convient donc d’amener une vision du digital en interne, de promouvoir des outils collaboratifs, de former ses collaborateurs et d’entamer en parallèle la mise en place de process.
Tous ces points sont néanmoins propres à chaque entreprise et différeront d’une structure à une structure. C’est un travail de fond et de forme à traiter au cas par cas.
Sources
Propos recueillis auprès de Denis Migot, qui est depuis 2014, formateur, mentor, facilitateur, coach agile, auteur et orateur en France et au Canada, aussi bien au sein de start-ups que de groupes classés au Fortune Global 500.
