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La méthode Kanban : Optimiser la gestion de projet et les flux de travail

Découvrez la méthode Kanban ! Méthodologie qui séduit énormément d'entreprises et d'indépendants au vu de sa facilité d'intégration à différents types de projets. L'un des outils numériques populaires reprenant le principe Kanban étant Trello.

La méthode Kanban est devenue aujourd’hui une solution adoptée par de nombreuses entreprises issues de tout horizon, mais également par de nombreux indépendants, notamment dans les domaines du marketing, du digital et du développement web.

Méthode souvent utilisée via des solutions numériques mais également au travers de tableaux visuels et de post-it, dans les domaines du développement web et des projets digitaux notamment. C’est un véritable outil qui est vite devenu indispensable pour de nombreuse entreprises et acteurs professionnels.

Mais qu’est-ce que la méthode Kanban exactement ?

 

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

La méthode Kanban, initialement développée par Toyota dans les années 1940, est une approche de gestion des flux de travail qui a depuis été adoptée par de très nombreuses entreprises et industries à travers le monde. La méthode Kanban repose sur des principes fondamentaux de visibilité, de flux continu et de la gestion des tâches de manière collaborative.

Qui se souvient de ces tableaux métalliques avec des colonnes, où l’on insérait des cartes en forme de T au sein de fentes ?

C’est le principe Kanban que l’on a connu en entreprise.

L’un des outils numériques les plus connus à ce jour et qui s’inspire de la méthode Kanban est l’outil de gestion de projets Trello.

Le terme « Kanban » lui-même signifie « carte visuelle » ou « signal visuel » en japonais. À l’origine, on utilisait ces cartes physiques pour suivre la progression des tâches dans les processus de fabrication. Aujourd’hui, la méthode Kanban est souvent mise en œuvre sous forme de tableaux visuels numériques.

 

Les principes clés de la méthode Kanban

La méthode Kanban repose sur plusieurs principes clés qui soulèvent son efficacité dans différents domaines professionnels.

méthode Kanban et post-it en entreprise

On les retrouve également au sein des avantages que propose la méthode.

Ces principes comprennent :

1. Visualiser son projet

L’un des aspects fondamentaux de la méthode Kanban est de rendre tout le travail visible. Cela signifie que chaque tâche ou élément de travail est représenté sous forme de carte ou de post-it sur un tableau visuel. Chaque carte représente une unité de travail, et sa progression est clairement visible.

2. Limiter le travail en cours (WIP)

Pour éviter la surcharge de travail et maintenir un flux de travail fluide, la méthode Kanban préconise de limiter le nombre de tâches en cours à un niveau gérable. Cela empêche les goulets d’étranglement et encourage une attention accrue aux tâches en cours.

3. Gérer les flux de travail

La méthode Kanban se concentre sur la gestion des flux de travail de manière à minimiser les retards et les temps d’attente. Elle encourage la réduction des obstacles qui peuvent entraver la progression des tâches.

 

Trello – Un outil Kanban numérique

Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui s’inspire fortement de la méthode Kanban. Il permet aux utilisateurs de créer des tableaux visuels, des listes et des cartes pour organiser et suivre leur travail.

Les fonctionnalités clés de Trello

Trello propose de nombreuses fonctionnalités et une intégration possible avec divers outils complémentaires pour décupler son potentiel. C’est l’un des outils les plus utilisés en gestion de projet et de nombreux community managers l’ont adopté pour sa simplicité d’utilisation.

Son interface intuitive permet d’être très rapidement opérationnel sur certains projets, notamment la création de contenu. Il ne faut donc pas longtemps avant de maitriser toute la puissance et le potentiel de Trello, qui reprend à merveille cette méthode Kanban.

  • Tableaux visuels : Trello permet de créer des tableaux visuels personnalisables pour représenter le flux de travail.
  • Listes et cartes : Les utilisateurs peuvent organiser leurs tâches sous forme de listes et de cartes qui est le principe de base.
  • Collaboration en temps réel : Trello favorise la collaboration en temps réel, permettant aux équipes de travailler ensemble de manière transparente, avec la possibilité d’attribuer des tâches spécifiques sur une partie d’un projet.
  • Notifications et alertes : Les notifications aident à tenir les membres de l’équipe informés des mises à jour importantes. Là encore ! en attribuant à certains collaborateurs un pan du projet, ils ne recevront pas les notifications sur l’ensemble de celui-ci et pourront se concentrer sur leur rôle.
  • Intégrations : Trello propose une variété d’intégrations avec d’autres outils populaires pour étendre ses fonctionnalités.

 

Application de la méthode Kanban dans différents contextes

La méthode Kanban peut être appliquée avec succès dans une multitude de contextes, au-delà de la fabrication. Elle est utilisée dans des domaines tels que le développement de logiciels, la gestion de projet, le marketing, les opérations et bien d’autres. Les équipes l’adoptent généralement pour sa simplicité, son efficacité et son aspect visuel permettant une lecture et une compréhension rapides.

Exemple d’application : Gestion de projet

Dans un contexte de la gestion de projet, la méthode Kanban peut être utilisée pour suivre l’avancement des tâches, gérer les priorités et garantir que les projets soient terminés à temps. Chaque phase du projet peut être représentée sous forme de colonne sur le tableau Kanban, avec des cartes représentant les tâches spécifiques.

On peut alors déléguer des équipes ou des personnes spécifiques sur l’ensemble du projet ou juste une partie de celui-ci. Chacun peut alors être focus sur son rôle au sein d’un projet global.

 

Les avantages de la méthode Kanban

Adopter la méthode Kanban offre de très nombreux avantages aux équipes et aux organisations, tout en considérant que son utilisation est davantage numérique à ce jour, plutôt que physique comme les tableaux d’antan.

On peut toutefois voir de nombreuses personnes utilisant encore des tableaux visuels avec des post-it dédiés, notamment dans les domaines du développement de logiciels et d’applications mobiles. Ce sont souvent les Scrum Master qui y ont recours et/ou des responsables de projets.

Parmi les avantages clés, on trouve :

1. Obtenir une meilleure visibilité 

La méthode Kanban offre une visibilité d’ensemble sur un projet ou un travail en cours, ce qui permet à tous les membres d’une équipe de comprendre et de bien visualiser où en est chaque tâche. Les équipes peuvent aussi être affectées à certaines tâches et pas d’autres, tout en conservant une visibilité globale d’un projet.

Quand on sait que les outils numériques envoient des notifications lors des interventions et/ou modifications au sien d’un projet, les affectations de tâches limitent ainsi ces alertes.

2. Gérer efficacement les priorités

En limitant le travail en cours et en se concentrant sur des tâches spécifiques, les équipes peuvent mieux gérer leurs priorités et maintenir un flux de travail efficace. Les priorités peuvent par ailleurs être soulignées par des codes couleurs pour notifier le caractère d’urgence, notamment sur Trello.

3. Réduire les temps d’attente

La méthode Kanban permet de réduire les temps d’attente en identifiant rapidement les goulots d’étranglement et en prenant des mesures pour les résoudre. Dans le cadre de gros projets où de nombreux intervenants sont sollicités, il est indispensable de réagir promptement pour faire avancer les tâches et ainsi respecter les délais imposés aux différentes étapes.

4. Accroitre la flexibilité

La méthode Kanban offre une grande flexibilité et peut être adaptée à diverses méthodologies de gestion de projet ou de travail. Il n’y a pas de réelle limite à l’utilisation de cette solution, car même des petits projets dans des domaines qui peuvent paraitre anodin, y trouveront leur intérêt.

En matière de gestion de communautés dans le domaine du social media, de nombreux community managers utilisent Trello pour gérer les contenus et leur planification, en passant par leur validation par des responsables ou des clients directement.

 

En conclusion

La méthode Kanban, avec des outils comme Trello, offrent des solutions efficaces pour la gestion de projet et la gestion des flux de travail.

En comprenant les principes clés de la méthode Kanban et en utilisant des outils appropriés, les responsables de projets, les développeurs ou même les community managers et les équipes, peuvent améliorer leur productivité, leur efficacité et leur visibilité dans leurs activités quotidiennes.

Laurent Bour

Fondateur du Journal du Community Manager et vrai Geek ! je suis passionné par l'univers social media et particulièrement par les nouveaux leviers marketing. J'arpente Internet et les médias sociaux depuis leurs débuts. J'ai assuré mes débuts en informatique sur un Oric Atmos, et j'ai été un vrai fan de l'Amiga. Expert ! Je ne le suis pas. Je continue d'apprendre.

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