Devenir community manager dans le monde de l’évènementiel peut ouvrir des portes à de nombreux profils ayant une expérience avérée dans le domaine. Découvrez ce domaine si vous souhaitez endosser ce rôle.
Le rôle du community manager événementiel
Au delà de la gestion des réseaux sociaux, le rôle du CM dans l’événementiel exige une présence multicanale, en live sur le terrain et en ligne simultanément, pour diffuser les messages et faire vivre l’expérience.
Il faut être en capacité d’orchestrer en temps réel l’engagement des participants, susciter l’émotion, capter et valoriser chaque moment, tout en prolongeant les échanges. Il faut également surveiller les KPI d’influence et de conversion en parallèle.
Le community manager événementiel est à la fois un profil stratège, animateur, technicien et bien entendu être communicant. Il doit pouvoir anticiper les besoins des publics présents et en ligne, concevoir un plan d’animation sur mesure, s’adapter en permanence et jouer le rôle d’un chef d’orchestre du digital.
Ce métier suit la logique de l’évolution naturelle du secteur, où l’expérience utilisateur demeure au centre des préoccupations et où la valeur se mesure autant à l’instant T que sur le long terme.
Les avantages du community management évènementiel
Le community manager dans l’événementiel offre plusieurs avantages pour les marques et les entreprises, parmi lesquels :
Etendre sa communication
Adopter un format hybride permet de toucher un public plus large, en fusionnant les communautés online et offline. Cette synergie crée un effet multiplicateur pour la portée des contenus, tout en renforçant le capital sympathie de l’événement. Le community manager assure le pont entre online et offline, engage les internautes locaux et à distance, tout en restant cohérant dans le suivi.
En intégrant les différents canaux sociaux dans une stratégie événementielle, on booste l’engagement et on prolonge la durée de vie des contenus. Des messages sur X bien pensés, des stories en coulisses ou des live Instagram durant un évènement majeur peut conduire à booster la visibilité.
On peut ainsi atteindre différents segments d’audience simultanément, avec un impact beaucoup plus impactant que sur des actions cloisonnées.
Varier ses contenus et leur donner une seconde vie
Chaque moment capté peut permettre de capitaliser sur les 3 phases d’un évènement (avant, pendant, après) : les mini vidéos, interviews, photos coulisses, témoignages… tout peut être décliné, rafraîchi et réintroduit dans sa communication. Le community manager multiplie les formats reels, stories, articles et infographies pour alimenter les canaux, avant, pendant et après l’événement.
En valorisant les contenus créés sur le terrain, le community manager capitalise sur l’instant présent pour bâtir une stratégie de contenu pérenne. Cela permet aussi de créer un source d’archives exploitables pour les éditions futures ou pour des campagnes spécifiques. Le rôle du CM est ici associé au community management de terrain en parallèle.
Booster l’engagement omnicanal
L’objectif est que chaque participant, qu’il soit offline ou online, puisse vivre une expérience forte et interactive. En activant les réactions en direct, les sondages, les sessions questions/réponses, les partages, le CM créé un réel engagement sur tous les plateformes. Les liens qui se créent sont authentiques et renforcent la fidélité envers le projet ou la marque.
L’engagement omnicanal est au cœur de la stratégie ! En impliquant les participants sur différents canaux et niveaux d’interaction, on répond davantage aux attentes d’un public ultra-connecté. L’expérience devient ainsi immersive, inclusive tout en générant un bouche-à-oreille numérique puissant.
Les inconvénients du community management évènementiel
Après les avantages, notons les inconvénients qui peuvent représentés des freins à surmonter pour beaucoup :
Les contraintes logistiques et techniques
Assumer simultanément 2 formats impose une lourde organisation opérationnelle. Le community manager doit être capable de switcher entre caméras, réseaux, régies, plannings, relais, présence sur le terrain et veille en ligne. Au milieu de tout ça il soit garder un œil sur les indicateurs définis en amont et assurer la coordination globale.
L’enjeu est de taille : il faut maintenir la qualité de diffusion constante, garantir une animation fluide et prévenir les éventuels incidents. Il faut donc prévoir du matériel adapté, une équipe de soutien et un plan B pour chaque scénario.
La charge cognitive élevée
Gérer l’audience physique et digitale en temps réel n’est pas simple. Il faut pouvoir capter l’instant, répondre aux commentaires, modérer, anticiper les interactions et réagir aux imprévus et sans se disperser. C’est un rôle qui demande une exigence morale, émotionnelle et intellectuelle relativement forte.
Le stress peut vite arriver et surprendre le CM, surtout si les moyens nécessaires ne sont pas déployés. Il est important de bien anticiper, d’avoir des outils fiables, un débrief continu et une expérience terrain solide.
Le manque d’équilibre entre offline et online
Mixer online et offline peut parfois créer un sentiment de surexposition ou de distraction. Si l’équilibre entre les deux formats n’est pas bien pensé (rythme, storytelling adapté, priorités, etc.), le message peut malheureusement se diluer et l’audience se sentir déconnectée.
Pour éviter ce ressenti, il faut définir une stratégie claire avec des objectifs distincts pour chaque cible, tout en assurant un fil rouge commun. L’événement doit rester fluide et impactant pour tous les participants.
Le ROI qui peut être difficile à mesurer
La performance d’un format hybride va au-delà des statistiques classiques. Il faut croiser le taux de participation sur place, les vues en ligne, la durée de visionnage, l’engagement, les partages… et savoir créer des équivalences entre les interactions physiques avec la génération de leads et l’impact occasionné par le digital. Globalement c’est une mission délicate pour le community manager.
Il est essentiel de définir dès le départ les bons indicateurs, avec des outils d’analyse adaptés, et de construire une grille de lecture cohérente. Le ROI ne se mesure pas uniquement en vues, mais en qualité d’engagement, en répétition des interactions, en conversion indirecte.
La gestion d’un évènement en 3 phases : avant, pendant et après
Chaque évènement se déroule majoritairement en trois phases, durant lesquelles il est possible d’interagir et de créer du contenu, mais pas que. Il s’agit de l’avant, du pendant et de l’après évènement.
1. Avant : planifier et préparer l’évènement
Pour réussir la gestion d’un événement, tout commence avant le jour J. La planification est la clef : la définition des objectifs, le choix des bons canaux, l’organisation des tâches, le repérage technique des lieux, la coordination avec les équipes internes et externes, etc.
Le community manager devra être aux commandes pour déployer une stratégie cohérente en considérant les contraintes du digital et du terrain. C’est aussi à ce moment qu’il devra créer une roadmap pour les contenus, identifier les moments majeurs à couvrir, anticiper les éventuels problèmes logistiques et valider l’ensemble du dispositif technique (les connexions, le matériel audiovisuel et les plateformes de diffusion entre autres).
2. Pendant : animer et interagir en live avec sa communauté
Pendant l’événement, le community manager doit être partout : sur le terrain, derrière son écran, au cœur de l’action. Il relaye les moments forts, capture l’ambiance, suscite les interactions, et crée une dynamique vivante entre les participants sur place et en ligne.
Les sondages en direct, les sessions de questions réponses, les hashtags dédiés et les concours, sont autant de leviers que le CM peut activer pour créer de l’engagement. L’agilité est indispensable pour adapter ses contenus et ses actions en fonction du rythme et des réactions de la communauté.
3. Pendant et après : collecter des informations et créer du contenu
Chaque événement est une réelle opportunité de production de contenu à valeur ajoutée. Mais pour que cette création soit efficace, elle doit être pensée stratégiquement en amont, captée efficacement sur le terrain et bien sûr valorisée en faisant preuve de pertinence.
Prenons un exemple concret avec la Foire de Paris :
Un community manager peut établir un planning d’actions en vu de de capter autour de temps forts identifiés : l’ouverture du salon, les interventions de personnalités, les concours d’innovation (concours Lépine), les ateliers culinaires ou de bricolage, et les conférences thématiques.
Le CM peut organiser une couverture du salon en live sur Instagram ou TikTok, avec des stories immersives qui suivent le parcours d’un visiteur par exemple. Il peut également proposer des mini interviews des exposants qui sont les plus représentatifs du salon.
Ce contenu peut ensuite être retravaillé : les interviews deviennent des extraits courts pour les réseaux sociaux, les démonstrations peuvent être montées en tutos, les citations marquantes du salon peuvent devenir des visuels inspirants pour LinkedIn, etc. Le CM peut aussi compiler les moments forts et créer un article de blog avec des photos et liens vers les replays qui récapitulent le salon. Un contenu à publier sur la semaine suivant l’événement.
La vraie valeur ajoutée vient surtout de la multiplicité des formats et de la capacité à les adapter aux plateformes. On peut extraire un carrousel LinkedIn à partir d’un thread X, une infographie à partir de données issues d’un live, ou encore préparer un teaser vidéo pour l’édition suivante de la Foire.
L’objectif : prolonger l’impact de l’évent bien au-delà de ses dates d’ouverture au public, tout en touchant ainsi différents segments d’audience.
4. L’après événement : les analyses et le feedback
La phase post-événement est majeure pour le community manager. Elle permet de prendre du recul, d’évaluer le réel impact des actions déployées et d’améliorer les prochaines éditions. Il s’agit d’un travail d’analyse, mais aussi de valorisation du travail accomplir pour en extraire des données exploitables.
Des outils comme Google Analytics permettront de suivre le trafic sur les pages dédiées à l’événement (replays, blog, page programme), tandis que des plateformes comme Swello, Agorapulse ou Hootsuite offriront une vision détaillée de l’engagement sur les réseaux sociaux (la portée, les interactions, la croissance de la communauté, etc.).
Pour les diffusions en live, des outils comme Livestorm ou Zoom Webinar fourniront des données sur le temps moyen de connexion, le taux de participation, le nombre de questions posées, etc.
Aussi au-delà des chiffres, il faudra recueillir du feedback qualitatif, notamment via des sondages envoyés aux participants après l’évent, des entretiens avec les équipes internes et/ou les partenaires, ou encore une veille des commentaires laissés en ligne.
Ce travail d’analyse permet de créer un bilan argumenté pour capitaliser sur les autres évents et une prochaine réédition :
- Quels contenus ont le mieux performé ?
- Quelles ont été les heures d’activité les plus dynamiques ?
- Quel dispositif a suscité le plus d’engagement ? etc.
En identifiant les leviers les plus efficaces, le CM peut capitaliser dessus et créer une base de données pour les événements futurs.
Enfin, un reporting final sera aussi un outil de communication décisif en interne. Il valorisera l’impact du travail du CM, renforcera sa crédibilité et permettra d’impliquer davantage de décideurs ou de sponsors pour les futures actions à mener.
Les outils et les compétences à maîtriser
Le community manager événementiel doit être un véritable couteau suisse du digital, capable de jongler entre divers outils, de plateformes de gestion, de logiciels de création et de systèmes d’analyse.
Pour les diffusions en direct, il existe de multiples solutions comme StreamYard, Restream ou encore OBS Studio qui permettent de créer des lives professionnels multi-plateformes, avec incrustation de visuels, interventions de plusieurs intervenants et enregistrement en simultané. Ce sont des outils incontournables pour tout événement hybride.
Côté visuel, Canva ou encore CapCut (pour la vidéo mobile) seront parfaits pour créer des contenus rapidement diffusable sur les réseaux. Notion ou Trello seront très utiles pour la planification éditoriale et la coordination avec les équipes. Pour le suivi et la publication, Agorapulse, Swello ou Buffer faciliteront le pilotage des réseaux sociaux et l’automatisation, tout en délivrant une vue claire et globale sur les performances.
Cependant les outils du CM ne font pas tout. Il faut également acquérir les compétences nécessaires à ce rôle spécifique :
- Créer du contenu en temps réel (photo, vidéo, textes courts impactants)
- Maîtriser les codes sociaux propres à chaque plateforme (TikTok, LinkedIn, X, Instagram…)
- Savoir analyser des données sociales et web analytics
- Faire preuve de réactivité et savoir modérer et gérer en cas de de crise en live
- Animer sa communauté en alternant présentiel et distanciel (online et offline), etc.
La pratique récurrente en situation réelle, sera l’un des principaux moyens de développer les bons réflexes et d’acquérir l’expérience nécessaire.
Un bon community manager événementiel doit aussi savoir se former régulièrement : se tenir informé des nouvelles tendances, tester régulièrement de nouveaux formats, suivre l’actualité des plateformes sociales, et analyser le comportement des utilisateurs.
Les perspectives d’évolutions pour ce rôle hybride
Le community manager événementiel est appelé à se développer avec l’émergence de nouveaux formats :
- métavers,
- réalité augmentée,
- événements gamifiés.
La frontière entre le physique et le digital est appelé à s’estomper, et c’est un profil qui deviendra stratégique pour les marques. L’évènementiel est en l’occurrence une excellente école pour parfaire son rôle de CM en ayant la main sur de nombreux leviers aussi bien offline qu’online.
