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Gérer sa facturation avec des outils en ligne

Gérer sa facturation et éviter ainsi une surcharge de travail administratif, est préférable avec l'aide de solutions ou d'outils en ligne.

La gestion de la facturation est une étape très importante pour les entreprises qu’il s’agisse de PME, de TPE, mais aussi pour les indépendants en micro-entreprise. Chacun se doit de disposer d’une solution efficace afin de gagner du temps au quotidien et de suivre avec précision la réalisation, mais aussi le paiement des factures adressées à ses clients.

Des outils en ligne vont ainsi permettre de mieux gérer sa facturation et de faciliter ainsi la prise en charge de cette tâche au quotidien. C'est d('ailleurs fortement recommandé pour le community manager qui exerce un métier très chronophage en tant que freelance.

 

Utiliser un logiciel de facturation

L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne reste l'un des meilleurs outils pour les petites structures et les indépendants, comme les community managers et ceux exerçant des métiers liés au web. Il permet de pouvoir gérer ses devis et factures de manière efficace et sans perte de temps.

De plus cette solution offre la possibilité de mettre en place un suivi accessible de ses dépenses, de sa trésorerie, des pièces comptables générées, et ce, depuis différents supports.

 

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La facturation au format papier peut néanmoins être une réponse intéressante lorsque l’on établit des factures ou des devis ponctuellement. Cependant il est nécessaire de disposer de suffisamment de temps pour gérer la partie administrative et comptable liée à la gestion de son entreprise. Cela étant, lorsque les demandes de devis  s’accumulent et que l’entreprise compte de nombreux clients, il est bien souvent nécessaire de mettre en place un système de facturation plus efficace.

Les avantages d'une solution logicielle

Le logiciel de facturation permettra de répondre dans ce cas à de nombreuses problématiques. Il offrira la possibilité de personnaliser ses documents à son image et à celle de son entreprise. On pourra ainsi y ajouter tous les éléments et informations nécessaires, voir obligatoires, pour émettre des factures en bonne et due forme. L’envoi des factures peut se faire à l'issue, directement en ligne et en quelques clics.

Il est également possible d’automatiser l’envoi de certaines factures, notamment dans le cadre d’un abonnement ou de prestations récurrentes. Une notification peut dés lors être envoyée à chaque étape de la facturation, soit jusqu’au paiement. En période de télétravail, majoritairement adoptée durant la crise que nous traversons, c'est un moyen de gagner du temps sur d'autres tâches et d'être ainsi plus productif.

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L’utilisation d’un logiciel de facturation permet également une meilleure gestion des impayés, grâce à l’envoi de relances automatisées à intervalles définis et via un outil qui assure leur suivi. Le calcul de la TVA est lui aussi  automatisé, qu'il s'agisse des ventes ou des achats.

Par ailleurs, un suivi de la trésorerie de l’entreprise peut être mis en place via une connexion sécurisée avec sa banque. Ce point permet d’avoir une vision d’ensemble de la gestion et de l’évolution de son entreprise. On peut ainsi plus facilement anticiper sa trésorerie par le biais d’un tableau de bord prévisionnel.

Le logiciel de facturation est un outil pertinent pour une entreprise, qui souhaite faciliter la création de ses devis et de ses factures jusqu'à leur envoi.

Une solution de gestion commerciale peut être utilisée aussi bien depuis un ordinateur, qu’un smartphone ou qu'une tablette. C'est ici un excellent moyen pour les nomades comme pour les indépendants, de répondre à des sollicitations à tout moment. De plus vous pourrez assurer des envois ou réitérer des envois de vos documents commerciaux (factures, devis et commandes).

Ce type de logiciel permet par ailleurs d’aller beaucoup plus loin notamment grâce au calcul de la TVA ou encore au suivi de trésorerie qui permettront de gagner du temps et d’éviter les erreurs.

 

 

Envisager l’aide d’un comptable en ligne

Si le logiciel de facturation est un outil idéal pour gérer le suivi de sa facturation au quotidien, son utilisation peut tout-à-fait être complétée par l’accompagnement d’un comptable en ligne. Il suffit simplement d'y faire appel via un service dédiée sur Internet, si l’on souhaite privilégier les outils de gestion en réseau pour son entreprise.

Il existe à ce titre des plateformes spécialisées qui permettent la mise en contact avec un comptable afin que ce dernier puisse prendre en charge la comptabilité de votre entreprise. Il effectuera ainsi le suivi de la trésorerie, prendra en charge les différentes déclarations à effectuer et pourra également fournir de précieux conseils. Ce qui pourrait être fait dans le cadre de nouveaux projets à mettre en place (retrouvez plus d’informations sur la comptabilité en ligne sur le blog Entreprise et Compagnie).

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La plateforme va donc permettre de centraliser les échanges avec l’expert-comptable, mais aussi d’y centraliser différents documents pour plus de praticité au quotidien. Il s’agit ici aussi d’opter pour un outil en ligne qui permettra de gagner du temps et de faciliter la gestion comptable et administrative d’une entreprise. Il est alors tout à fait envisageable d’utiliser de manière simultanée un logiciel de facturation en ligne avec un outil de comptabilité en ligne.

D’ailleurs, il existe de nombreux autres outils en ligne qui sont dédiés aux entreprises comme aux indépendants et qui pourront faciliter certains processus. Il peut s'agir de recrutement, de relation avec la clientèle, de gestion des stocks, les communications internes et bien d’autres choses encore. Il apparait opportun au vu de l situation actuelle de recourir à des outils de communication dédiés au télétravail notamment.

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Source image à la une : DepositPhotos

Laurent Bour

Fondateur du Journal du Community Manager et vrai Geek ! je suis passionné par l'univers social media et particulièrement par les nouveaux leviers marketing. J'arpente Internet et les médias sociaux depuis leurs débuts. J'ai assuré mes débuts en informatique sur un Oric Atmos, et j'ai été un vrai fan de l'Amiga. Expert ! Je ne le suis pas. Je continue d'apprendre.

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