En Belgique, une nouvelle obligation légale impose bientôt l’utilisation exclusive de la facturation électronique via PEPPOL pour les transactions professionnelles.
À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, seule la facture électronique transmise via le réseau sécurisé PEPPOL sera considérée comme valide. Ce grand changement vise à moderniser les processus de facturation et à garantir la conformité légale et fiscale des échanges.
Mais en pratique, les entreprises du secteur de la construction sont-elles prêtes pour cette évolution ? Découvrez ce que prévoit la réglementation et comment vous y préparer.
Facturation électronique : ce que prévoit la réglementation PEPPOL en 2026
D’ici peu, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA devront envoyer et recevoir leurs factures au format électronique structuré via le réseau PEPPO. C’est la fin annoncée des factures papier ou PDF envoyées par e-mail.
Les factures devront être échangées directement de logiciel Peppol à logiciel dans un format standard (par exemple UBL ou XML), sans ressaisie manuelle. Le gouvernement belge impose l’utilisation du format structuré Peppol BIS, conforme à la norme européenne EN 16931. Le but est de garantir l’interopérabilité des données entre tous les systèmes et applications compatibles.
Cette obligation de facturation électronique entrera en vigueur le 1er janvier 2026 pour les transactions B2B et s’étendra même aux échanges intra-européens d’ici 2030.
Qui est concerné par cette nouvelle règle ?
Pratiquement toutes les sociétés disposant d’un numéro de TVA actif sont concernées par la mesure. L’obligation s’applique à toutes les transactions entre assujettis à la TVA (B2B). Seuls certains cas particuliers comme les entreprises exemptées de TVA ne seront pas concernés. Autrement dit, la plupart des PME du bâtiment assujetties à la TVA devront envoyer leurs factures électroniquement via PEPPOL dès 2026 pour leurs transactions B2B.
Et si vos clients sont des particuliers (B2C) ? Dans ce cas, l’obligation ne s’applique pas à vos factures de vente. Mais attention, vous devrez quand même être capable de recevoir des factures électroniques structurées de la part de vos fournisseurs professionnels à partir de 2026.
Pourquoi choisir PEPPOL ? Ce qui le rend différent des autres solutions
Le réseau PEPPOL (pour Pan-European Public Procurement On-Line) a été retenu comme infrastructure d’échange standard. Peppol est un réseau international sécurisé et interopérable qui connecte les entreprises via des points d’accès certifiés. C’est un peu comme un réseau télécom pour la transmission de documents.
En rendant l’utilisation de Peppol obligatoire, les autorités veulent éviter les erreurs et lutter contre les fraudes aux faux documents.
Quelles sont les conséquences en cas de non-conformité ?
Ignorer l’obligation de facturation électronique n’est pas une option. Si vous refusez d’envoyer des factures structurées via Peppol à partir de 2026, l’administration fiscale considérera qu’aucune facture n’a été émise.
Surtout, votre client ne pourra pas récupérer la TVA qu’il a payée. En effet, à partir du 1er janvier 2026, la TVA ne sera déductible que sur base de factures électroniques structurées conformes aux normes.
Quels sont les avantages d’une facture électronique via Peppol ?
Au-delà de l’aspect obligatoire, la facturation électronique présente de véritables avantages pour votre entreprise de construction. Voici quelques bénéfices concrets à connaître :
Gain de temps et efficacité
Fini les encodages manuels et les piles de paperasse, tout passe automatiquement d’un système à l’autre. L’e-facturation permet de gagner du temps et de faciliter le suivi des entrées et sorties d’argent. Les factures électroniques structurées peuvent être traitées sans intervention humaine par vos logiciels de comptabilité et de gestion. Cela accélère grandement le processus de facturation. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier au lieu de passer des heures sur l’administration.
Réduction des coûts administratifs
Envoyer des factures numériques, c’est moins de frais d’impression, d’affranchissement et d’archivage physique. Le traitement automatisé réduit également les coûts de main-d’œuvre liés à la saisie et au traitement des documents.
Selon un rapport de la Commission européenne, les entreprises peuvent économiser jusqu’à 71,8 % des coûts par rapport à une facture papier. C’est un gain non négligeable, surtout cumulé sur l’année.
Le gouvernement belge estime d’ailleurs que la généralisation de l’e-facturation pourrait faire économiser 1,8 milliard d’euros par an sur les charges administratives. En d’autres termes, la facture électronique se traduit par des économies substantielles à l’échelle de votre société comme à l’échelle du pays.
Sécurité et fiabilité accrues
Le réseau Peppol est un réseau sécurisé où chaque envoi est chiffré et transite via des canaux contrôlés. C’est un atout majeur quand on sait que les e-mails classiques peuvent être interceptés ou falsifiés :
- risque de fraude au RIB
- erreur d’adresse
- malware…
De plus, en éliminant les ressaisies manuelles, on réduit le risque d’erreurs de transcription ou de perte de documents. La facture électronique apporte ainsi une plus grande fiabilité dans vos échanges commerciaux. Pas de facture égarée ni de montant mal recopié, et un suivi en temps réel des envois et réceptions de chaque transaction.
Conformité fiscale et gains indirects
Adopter la facturation via Peppol vous assure d’être en conformité légale dès l’entrée en vigueur de la réforme. Vous éviterez ainsi les sanctions évoquées plus haut et vous garantirez à vos clients comme à vous-même le droit de déduction fiscale de la TVA sur vos opérations. En somme, se mettre en règle rapidement, c’est éviter les gênes administratives de demain tout en bénéficiant d’incitants financiers dès aujourd’hui.
La facturation électronique via Peppol va devenir une réalité incontournable pour tous les pros du bâtiment en Belgique. Notre conseil ? Plutôt que de subir cette réforme, préparez-vous dès maintenant pour cette transition numérique !
Équipez-vous d’un outil adéquat, formez votre équipe et profitez des soutiens disponibles. Vous transformerez ainsi une obligation en un atout pour votre activité. Être prêt pour la réglementation Peppol et l’utiliser, c’est aussi gagner en simplicité de gestion, en rapidité de traitement et en fiabilité au quotidien.
