Bien faire ses factures facilite la gestion de votre entreprise. La facturation est en effet indispensable pour matérialiser vos opérations commerciales, notamment les ventes ou les prestations.
Les factures servent de preuve de transactions et sont particulièrement importantes pour la tenue de la comptabilité et les déclarations fiscales. Pour simplifier cet important volet de la gestion d’entreprise, mieux vaut opter pour un logiciel de facturation. De quoi s’agit-il ? Comment bien choisir cet outil de gestion ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation est un outil informatique dont la programmation pour vous aider à :
- éditer facilement les factures ;
- transmettre les factures à vos clients et les archiver ;
- convertir vos factures en bons de livraison, etc.
En plus de la facturation, ce type de logiciel sert également pour établir des devis, les convertir en bons de commande et bons de livraison. Ces ERP peuvent intégrer d’autres fonctionnalités comme la prospection commerciale ou la gestion de la relation clients (CRM).
Les outils digitaux de facturation sont adaptés aussi bien pour les PME, que pour les TPE. Pour les grandes entreprises qui doivent évidemment éditer et transmettre beaucoup de factures, c’est carrément une nécessité.
Il existe principalement deux types de logiciels de facturation.
Les outils de facturation sur site (logiciel on-premise)
Il s’agit de programmes informatiques sous licence généralement payants qu’il faut préalablement installer sur votre ordinateur. Vous achetez donc ce logiciel on-premise qui vous permet d’automatiser l’édition de vos factures. Certaines grandes entreprises optent dans ce cas pour des progiciels spécialement conçus pour leur besoin.
Les logiciels de facturation en ligne (SaaS)
Encore appelé Software as a Service, le logiciel de facturation en ligne peut être gratuit ou payant. Il s’agit d’applications directement accessibles en ligne depuis votre navigateur avec une connexion internet. Elles fonctionnent par abonnement et sont particulièrement adaptées pour les petits budgets.
Quel est l’intérêt d’utiliser un logiciel pour faire ses factures ?
Le logiciel de facturation n’est pas une obligation. Une entreprise peut évidemment choisir d’opter pour un facturier classique avec des feuillets en papier comme au bon vieux temps. Il y a également l’option des tableurs pour établir des factures imprimables.
Mais ces différentes options ont pour inconvénients d’alourdir vos tâches administratives et de vous faire perdre beaucoup de temps. A contrario, le logiciel de facturation :
- simplifie la facturation : grâce à l’automatisation des tâches. Cela concerne notamment les informations obligatoires sur une facture telles que les données de l’entreprise, les données et références du client, les calculs de TVA ;
- facilite les tâches administratives et par ricochet la gestion de l’entreprise ;
- permet de gagner du temps car qui dit automatisation dit rapidité dans la facturation des ventes ;
- limite les erreurs de facturation (erreurs de calculs, erreurs d’adresses, oublis d’articles ou de prestation, etc.).
La digitalisation de la facturation présente plusieurs avantages. Elle contribue à la conformité de vos factures, la numérisation et l’archivage de ces documents comptables.
Quel logiciel choisir pour éditer ses factures ?
Pour une facturation efficace, misez sur un logiciel adapté à vos besoins. Si votre système de vente n’est pas complexe, privilégiez un logiciel de facturation simple. Mais que vous soyez une TPE, une PME ou autre, les meilleurs logiciels de facturation aujourd’hui sont ceux qui offrent d’autres fonctionnalités.
La suite CRM de Sellsy est un bon compromis du logiciel de gestion d’entreprise. Ce logiciel en ligne est idéal pour gérer aussi bien la facturation que la relation clients. Il permet également d’optimiser bien d’autres volets commerciaux et administratifs (gestion des contacts, des achats, des ventes, de la trésorerie…)
Autre point important, choisir un logiciel de dématérialisation des factures pratique. De ce point de vue, les logiciels en ligne (SaaS) ont un grand avantage. Ils ne nécessitent pas une installation sur votre poste de travail. Ces plateformes en ligne sont par ailleurs plus accessibles en termes de prix. Il est important cependant de vérifier la fiabilité de l’hébergement informatique de votre SaaS.
Préférez un outil de facturation dont la prise en main est facile pour l’utilisateur, c’est un moyen d’alléger vos charges salariales. De même, un logiciel personnalisable, donnant la possibilité de mettre votre logo sur vos factures vous permettra de booster subtilement votre marketing.
