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Comment mieux animer les ateliers lors de réunion de travail (dans l'entreprise ou à distance) avec Denis Migot ?

 

Interview de Denis Migot, Coach Agile et Formateur, il est l'auteur d'un second livre destiné à l'animation des ateliers lors de réunions de travail.

Denis Migot
Denis Migot

Guide du changement organisationnel- Denis Migot

Vous pouvez retrouver la première interview de Denis Migot ici : La transformation des méthodes de travail - Denis Migot

Auteur du livre "Guide du changement organisationnel", son premier ouvrage :

Amazon : Guide du changement organisationnel

Le second livre "Manuel de survie en animation d'ateliers" est également en vente sur Amazon :

Amazon : Manuel de survie en animation d'ateliers

 

 

 

Interview de Denis Migot

Retrouvons Denis Migot qui nous parle de son second livre :

Un an après avoir publié votre premier livre « Un guide sur le changement organisationnel », vous publiez cette fois-ci votre second livre sur l’improductivité des réunions en entreprises intitulé

« Manuel de survie en animation d’ateliers ? » S’agit-il d’une suite ?

Oui et non. Il ne s’agit pas d’une suite à proprement parler en ce sens où les deux livres sont indépendants l’un de l’autre et abordent des thèmes différents. Toutefois ils se complètent.

« Manuel de survie en animation d’ateliers ? » de Denis Migot
« Manuel de survie en animation d’ateliers ? »

Au sein de mon premier livre j’expliquais notamment qu’une organisation, dans un environnement changeant et afin de rester compétitive, se doit de créer et diffuser le pouvoir décisionnel auprès de ceux qui font.

Dans ce second livre j’explique comment transformer ce pouvoir en excellence décisionnelle. Cela nécessite la mise en pratique de différentes techniques créant un environnement favorable à l’intelligence collective.

 

Dans l’avant-propos, vous indiquez que votre ouvrage repose sur cette question. « Comment préparer et animer efficacement des ateliers où les participants sont impliqués de manière active ? »

Pouvez-vous nous en dire un peu plus ?

Selon une étude d’OpinionWay réalisée en 2017 les personnes sondées passent en moyenne 4,5 heures chaque semaine en réunion. Soit 3 semaines et demie par année de travail. Un temps conséquent malheureusement très mal utilisé puisque, selon les sondés, seulement 52% de ces réunions sont productives. Pire : près d’un sondé sur 4 ne voit pas la nécessité de leur présence à ces réunions.

Cela s’explique par plusieurs erreurs classiques : une absence de préparation et d’animation ou encore des convocations cachées sous des invitations floues. Cette situation n’est pas une fatalité ! Transformer une rencontre en un moment efficace s’apprend.

C’est l’objet même de mon livre : expliquer simplement et avec des exemples concrets comment produire de l’intelligence collective.

 

Ouvrage assez pragmatique de 56 pages, pourquoi se décider à rédiger un livre sur l’animation d’ateliers en entreprise ? Du vécu ?

Il y a aujourd’hui un véritable mal être au travail. Cette souffrance touche tous les secteurs, privés comme publics. C’est un fait démontré par de nombreuses études et pointé du doigt par tous les experts et penseurs du monde du travail.

Les causes sont nombreuses (faillite du management moderne, perte de sens, individualisation et précarisation des emplois, etc.) et les conséquences terribles (stress, maladie, absentéisme, suicide). Cela nécessite une véritable prise de conscience de la part des dirigeants et managers.

Ils doivent envisager leurs rôles autrement en se mettant au service des autres, en donnant du pouvoir décisionnel aux salariés, en les considérant comme des professionnels responsables, en leur accordant du temps pour réfléchir, expérimenter et apprendre.

Ce changement de posture, indispensable, s’apprend et s’applique au quotidien. Si l’on prend l’exemple d’une réunion : un manager expliquant clairement le but et les attentes du meeting, parlant en dernier, écoutant attentivement les autres participants, visant le consentement, aidant puis priorisant la prise de décision et s’assurant que tout le monde puisse s’exprimer sans crainte d’être jugé devient l’exemple à suivre.

Il va à son échelle et par son comportement permettre petit à petit de lutter contre les pertes de repères et de sens de ses managés. Il va montrer qu’il leur accorde toute sa confiance. Cela aura un impact considérable sur leur bien-être. C’est ma conviction profonde et c’est pour cela que j’ai écrit ce livre.

 

En cette période assez tendue dans le monde du travail et où il est demandé de plus en plus aux salariés de travailler à distance, comment envisagez-vous l'animation d'ateliers en télé-travail ?

Il est tout à fait possible d’animer des ateliers, réunions et même formations à distance. Pour y parvenir il est indispensable d’utiliser du matériel adéquat : micros, enceintes, caméras, chaises, bureau, connexions Internet et écrans doivent être d’excellente qualité. Cela n’est pas négociable. Il est aussi primordial de former les participants à leur utilisation.

Cela semble une évidence, ce n’est malheureusement pas le cas de l’essentiel des entreprises que j’ai pu accompagner. Cet investissement matériel et d'accompagnement préalables permettent de gagner énormément de temps et d’énergie. Comment en effet rendre un atelier efficace si les 20 premières minutes sont consacrées à essayer de se connecter et le reste du temps à essayer d’entendre ce qu’il se dit ?

Cet achat de matériel est à coupler avec l’utilisation d’outils adéquats, que ce soit des outils de visio conférence (zoom que j’aime beaucoup car il permet de créer des groupes de discussion durant la rencontre, whereby.com, GoToMeeting…), d’animation (klaxoon, tamaplace), de préparation (getsolid.io/fr/) ou de visualisation (miro).
En lancement d’atelier il me semble important de fixer quelques règles.

Par exemple, j’invite toujours les personnes à distance à lever la main lorsqu’elles souhaitent prendre la parole plutôt que de la prendre directement, cela permet d’éviter le brouhaha généré par plusieurs discussions tenues en même temps.

J’invite aussi les participants à mettre leur visage près de leur caméra, cela permet aux autres participants de mieux voir les expressions du visage et donc d’avoir connaissance des expressions non verbales. Lorsqu’un atelier mixe personnes à distance et personnes sur place, j’invite une personne présente à jouer le rôle de facilitateur pour une personne à distance, elle a notamment pour responsabilité de lui décrire ce qu’elle ne peut pas voir ou encore de s’assurer de la fluidité des échanges.

Prévoyez également en introduction du temps et une animation permettant d’échanger sur des sujets de la vie quotidienne et personnelle des participants. Lorsque les personnes travaillent à distance, elles n’ont que très peu d’interactions informelles entre-elles, elles sont pourtant importantes pour maintenir de bonnes relations sociales. Il est donc nécessaire de recréer un espace, même virtuel, où elles peuvent avoir lieu.

Cela peut se faire très simplement en posant des questions :

  • Quelles bonnes nouvelles persos et pros avez-vous à partager ?
  • Qu’avez-vous appris récemment que vous souhaiteriez partager ?
  • Qu’avez-vous planifier de faire en dehors du travail les prochains jours ? Etc.

Pour le reste de l’animation il peut être réalisé de la même façon à distance qu’en présentiel.

 

Comment envisagez-vous l’avenir de l’animation des ateliers en entreprise ?

L’animation d’ateliers ou de réunions est un sujet trop important pour être laissé aux mains d’une seule personne. Il est indispensable que ce savoir faire soit partagé et maîtrisé par tous les salariés. C’est ce que j’espère : que chacun au sein d’une organisation puisse être autonome et efficace pour produire de l’intelligence collective et prendre collectivement de bonnes décisions.

Où peut-on trouver « Manuel de survie en animation d’ateliers ? »

En vous rendant sur mon site : denis-migot.com !

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Géraldine Gomaere

Journaliste, webmarketeuse et digitale native... Rédiger des articles pour le Journal du Community Manager est un véritable challenge car ces secteurs (e-commerce, web éditorial, social média etc.) sont constamment en évolution...

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